Archive for the ‘Säkerhet’ Category

Våga lita på din ip-telefoni!

18 januari, 2011

Tack vare Telia eller tidigare Televerket har vi i Sverige vant oss vid att den fasta telefonin är som en välgjord Schweizisk rova som bara går och går. Detta har gjort att vi tar telefonin för givet samtidigt som vi ställer höga förväntningar och krav på oss leverantörer av ip-telefoni.

När jag är ute för att träffa nya kunder så säger alla att telefonin är något som absolut måste fungera hela tiden. Stabilitet är prioritet ett, sedan kommer alla häftiga funktioner. Att samtal bryts eller att ljudet är dåligt är inget som kunder går med på att ha när det gäller fast telefoni. Möjligt att kunderna har lite mer överseende när det kommer till mobiltelefoni, men toleransnivån är även där mycket låg.

Hur gör du som blivande kund för att ta reda på så mycket som möjligt om din blivande leverantör av ip-telefoni? Det första du bör göra är att ta referenser, det spelar ingen roll om du är ett litet bolag på 2-3 anställda så är telefonin lika viktig för dig som för ett större företag. Be alltid om referenser och kontrollera åtminstone med två så du får en bild av leverantören.

Be att få testa lösningen innan du går live. De flesta leverantörerna kan idag erbjuda att sätta upp den nya lösningen parallellt med den befintliga. Vid inkommande samtal kopplas dessa vidare till från den gamla telefonen till den nya via ett temporärt nummer hos den nya leverantören. Vid utgående samtal används den nya telefonen som skall visa det befintliga numret som den gamla telefonen hade. Du som kund provar det nya systemet parallellt som du har det gamla kvar. Skulle det vara så att något inte fungerar bryter du vidarekopplingen från din gamla telefon till den nya och du använder det gamla systemet igen tills problemet är åtgärdat. Används denna metod vid leverans kommer bytet mer naturligt och användarna på företag får en mjuk övergång.

Jag har pratat med företag som efter installation av ny telefonväxel har samtalen till företaget minskat. Detta är en mardröm för leverantören och som hos kund skapar oron och att tilliten för systemet försvinner.

Vidare är det viktigt att det är mer än driftsäkerheten som skall vara på topp. Du som företagare vill absolut inte att ditt konto skall bli kapat så att någon utomstående använder dina anknytningar och ringer betalsamtal m.m. Läs mer om det här.

Känner du inte tillit för din nuvarande lösning så byt den! Desto längre du sitter kvar i den lösningen desto mer potentiella affärer riskerar du att missa och de befintliga kunderna riskerar att tappa förtroende för ditt företag.

Hur fungerar ditt företags telefonväxel i oväder?

10 november, 2010

Vad händer ditt företag om det blir strömavbrott? Med största sannolikhet kommer telefonväxlen att bli utan ström. Jag betvivlar starkt att de flesta företag har diesel aggregat för att driva telefonväxel och ISDN-anslutningar. Skulle du ha en sådan lösning är förmodligen telestationen längre ner på gatan också utan ström. När du nu står där utan ström och blivande och befintliga kunder vill kontakta ditt företag kommer de i bästa fall mötas av en treklang och i värsta fall säger en röst från operatören ”Det nummer du försöker nå har ingen abonnent”.

Hur försäkrar du dig att så många samtal som möjligt når ditt företag även om kontoret drabbats av strömavbrott? Det första du bör göra är att se över telefonsystemet för att hitta svaga punkter. Du bör även göra en analys över hur beroende ditt företag är av telefonin fungerar. Ta gärna kontakt med din leverantör för att göra en ordentlig genomgång av ditt system och vad de har för förbättringar att erbjuda.

 

Förslag till lösningar:

* Ett IP-Centrex baserat telefonsystem slussar alla samtal via en central punkt som inte har samma geografiska placering som kontoret. Samtidigt är telefonsystemet placerat i en server hall med både kyla, reserv el och multipla internet-anslutning. Genom att samtalen slussas via detta system går det att kontrollera problem vid strömavbrott och problem med telefon-anslutningen. Får inte telefonsystemet kontakt med enheter på kontoret slussas exempelvis telefonsamtalen till en eller flera mobiltelefoner. Det går även att slussa samtalen vidare till en extern svarstjänst.

* En ren mobilväxel är också en lösning som bör beaktas. Denna gång är det operatören som skickar samtal direkt till en eller flera mobiltelefoner. Här kan operatören eventuellt begränsa möjligheter att skicka samtalen dit man själv önskar.

* Ett tredje förslag till lösning är att man alltid skickar samtalen till en extern svarstjänst. På så sätt kan man snabbt informera svarstjänsten om att det är problem på kontoret och då kan svarstjänsten hantera problemet tillfälligt.

Har du en stationär växel idag och inte har planer på att göra nya investeringar i din telefonilösning går det med en del operatörer att skicka trafiken till ett annat temporärt nummer. Antingen väljer ni då en svarstjänst eller en backuplösning hos en IP-Centrex leverantör.

 

Det kan vara mysigt att sitta hemma några timmar en kväll med värmeljus, men för företag kan det innebära problem genom uteblivna intäkter, missnöjda kunder och problem att nå kunder. Dessa problem riskerar du som företagare att få om du har en växel placerad på kontoret. Dock kan du slippa en hel del om du väljer en IP-Centrex lösning.

Dags att byta växel? Här är vad du behöver tänka på.

25 maj, 2010

Det finns många olika orsaker till att man byter telefonväxel. Man eftersöker nya funktioner, vill skära kostnader, företaget har helt enkelt vuxit ur den gamla växeln, man vill ha integreringsmöjligheter med andra system eller så är man inte helt nöjd med nuvarande leverantör av växellösning. Att ha en framtidssäker växel då oron över vad Telia skall hitta på med ISDN kan också vara en orsak. Oavsett vilken eller vilka orsakerna till bytet är, så är det viktigt att man har en del saker i åtanke innan man tecknar nya avtal.

  • Börja med att göra en specifikation över vilka funktioner ni ej kan vara utan. Exempel på detta kan vara: Skall kunna koppla samtal via mobiltelefonen, skall kunna se om medarbetare är upptagna i samtal, skall kunna höra hur länge en kund väntat i telefonkön osv. Ju mer detaljerad lista ni gör, desto lättare kommer ni få när valet väl skall ske.
  • Ta in offerter från minst tre olika leverantörer för att jämföra med. Försök även att träffa leverantörerna för att bilda en uppfattning om bolaget.
  • Operatörsoberoende? Leverantörer som erbjuder operatörsoberoende tjänster behövs kontrolleras noga. Det får inte vara en ren vidarekoppling från växeln till mobiltelefionen för då får du som kund stå för den trafiken. Enligt IP-Telefonibolaget skall det vara en klient till till mobiltelefonen och samtalen skall gå över 3G nätet. Då får man ut maximalt utav en operatörsoberoende tjänst. Mobiltelefonen blir en registrerad enhet i växeln.
  • Titta efter dolda kostnader! Prisbilden varierar riktigt mycket hos olika leverantörer. En del leverantörer tar en hög startavgift och sedan en månatlig kostnad. Andra leverantörer väljer att hålla startkostnaden minimal eller ingen och sedan en lite högre månatlig kostnad. På en tre års period brukar den kostnaden jämna ut sig. Vad ni ska titta efter är kostnader som support avgift, vad ingår där? Hur ser eventuella konsultationskostnader ut? De dolda kostnaderna har en tendens att sticka iväg och därmed göra dig som kund riktigt besviken på din investering.
  • Kostnaderna för mobiltelefonerna är ett intressant kapitel. Det finns ett otal abonnemang hos operatörerna, så om det var trassligt tidigare blir det inte lättare nu. Vad man generellt kan säga är att en säljare tycker att det är lättast att sälja på fria samtalsminuter, fria sms och fri 3G surf till alla anställda. Detta brukar landa runt 4-600 kr / månad per mobilabonnemang beroende på operatör. Det är smidigt för alla men väldigt dyrt för dig som kund. Försök att få säljarna räkna ut en mer anpassad modell för dig och ditt företag. Det är lite mer jobb men i slutändan kommer du att tjäna på det.
  • Skynda långsamt! Det är väldigt lätt att köpa en ny växel, få den levererad med oräkneliga funktioner direkt. Nytt gränssnitt för receptionisterna, Call Center personalen och samtidigt integration med CRM-systemet, Outlook och webbläsaren. En sådan installation är dömd att misslyckas. Det kommer vara månader där de anställda upplever förvirring, frustration, desorientering och kommer säga ”det gamla systemet var bättre” samt ”varför bytte vi system” osv.

    Gör installationen i flera steg. I den mån det går börja med att ställa ut bordstelefoner till alla användare. Då får de tid att bekanta sig med den nya telefonen. Var noga med att informera om hur man hanterar samtal med den nya telefonen. Låt användarna använda den nya telefonen innan bytet, så går processen smidigare. Receptionister och Call Center personal skall gå kurser i hur man hanterar den nya applikationen. Det skall även gå att sätta upp nummer för testning, så att alla har möjlighet att bekanta sig med den nya växeln innan man går i produktion.

    Integrationer med diverse system är något som skall komma så sent som möjligt i växelbytet. All ordinär telefoni måste fungera först och eventuella applikationer för personal skall vara på plats. Gör man det i den ordningen kommer personalen se integrationen med CRM-systemet som en bonus med nya systemet och kommer ha förståelse vid eventuella problem.

  • Bordstelefon eller telefon i datorn? Att köra med en ”softphone” i datorn är smidigt, billigt och ibland ett elände. Fördelarna är kostnaden, lätt att installera via exempelvis Active Directory och du hanterar samtalen enkelt via datorn. Nackdelarna är ganska tunga dessvärre. Startar du om din dator fungerar inte telefonen, har du problem med din dator så kommer förmodligen din telefon också strula. Görs uppdateringar på klient plattformen måste man noga kontrollera att telefonin kommer fungera efter uppdateringen. Det går inte att separera telefontrafiken med datatrafiken.

    Med en bordstelefon behöver man inte oroa sig för nackdelarna som en ”softphone” har. Där emot kanske man vill separera telefontrafiken och datatrafiken. Då behövs det extra nätverksuttag i väggen (LAN). Är det en lokal där det ej finns tillräckligt med nätverksuttag i väggen kan detta bli ett problem.

    Jag rekommenderar att man tittar på båda lösningarna för att se vilket som passar bäst. Själv förespråkar jag en bordstelefon trots att det är år 2010. Kostnadsmässigt blir det lite dyrare med en bordstelefon men skillnaden är inte speciellt stor eftersom det måste köpas headset till ”softphone” användarna.

  • Bandbredden. Tänk på att med ip-telefoni kommer internetförbindelsen till kontoret att belastas när växeln tas i drift. Detta måste man noga räkna på innan driftstart så att det finns kapacitet i internetförbindelsen. Be säljaren ta fram en uträkning på hur mycket bandbredd som kommer användas för din lösning.
  • Testa systemet utförligt innan ni skriver på en beställning. Var noga med hur kommunikationen med leverantören går till. Ha alltid frågor per e-post om några dispyter kommer upp i framtiden. Var noga med att leverantören skickar mötesprotokoll på alla möten.
  • Var noga med säkerheten. Låt aldrig användarna ha samma lösenord och se till att längden på lösenorden är minst 8 tecken. Se även till att man inte kan ringa betalnummer i Sverige eller samtal utomlands om så inte är nödvändigt.

Det är en hel del saker att tänka på, men är du medveten om dessa punkter innan du går in i en förhandling kommer slutresultatet att bli bättre.

Fem säkerhetstips för dig som inte vill ha en fet telefonräkning.

24 maj, 2010

Hyr du idag en virtuell växel, en mobilväxel från någon av de stora operatörerna eller så har du kanske en växel i källaren, finns det stora risker att du kan utsättas för diverse attentat. Vanligast är att en så kallad ”Call back” funktion är aktiverad i växeln. ”Call back” är en funktion som gör att användare kan ringa till en portal, knappa in ett lösenord och därefter ange ett telefonnummer som användaren vill ringa till. Samtalet avslutas och telefonväxeln ringer upp både användarens nummer samt det angivna numret. Detta har missbrukats genom att icke vänligt sinnade personer knäcker lösenordet, som allt för ofta inte är mer än 4 tecken långt och anger ett betalnummer utomlands. Sedan låter de en applikation ringa upp portalen, knappa in lösenordet och sedan ange betalnumret utomlands. Detta kan de upprepa ett par hundra gånger i minuten utan större problem. Ägaren får en riktigt fet räkning på halsen och en del diskussioner med operatören samt givetvis en förtroende kris mot leverantören av telefonväxeln.

Det går med relativt enkla medel att skydda sig mot eventuella angrepp.

  • Lösenorden: Lösenorden är jätteviktigt att de är slumpvis genererade med både bokstäver och siffror. Längden bör vara över 8 tecken, men helst längre. Har ni bara fasta telefoner på firman är det en god ide att sätta 16 tecken, detta eftersom ingen användare själv skall ange lösenordet. Hos mindre nogräknade växelleverantörer är det oftast samma lösenord för alla användare.
  • Utlandssamtal: Spärra alla utlandssamtal! För de flesta svenska företag behövs inte möjligheten att kunna ringa utomlands. Därför är kan det vara en god idé att spärra alla utgående samtalsmöjligheter till utlandet. Skulle du behöva ringa utlandet, försök då att minimera antalet nummer som det skall gå att ringa till.
  • Betalnummer: Spärra alla betalnummer! För de flesta svenska företag behövs det inte finnas möjlighet att ringa svenska betalnummer.
  • ”Call Back”: Stäng av ”Call Back” funktionen. Enda anledningen till att ha den igång är om företaget har många säljare ute i världen och de behöver använda sig av växeln för att ringa leverantörer eller kunder.
  • Lås ip och hårdvara: Hyr du idag en virtuell växellösning och har bordstelefoner anslutna, är det en god idé att låsa telefonen till företagets ip-adress. Skulle användarens login uppgifter hamna i orätta händer måste man ansluta sig till växeln via företagets ip-adress för att kunna använda uppgifterna.

Med dessa fem enkla åtgärder får du en säkrare plattform.

Vill man att ljudet skall vara krypterat finns det oftast ett SRTP (Secure Real-time Transport Protocol) val på telefonen. Stödjer växeln detta och man inte vill att någon skall med lätthet lyssna av samtalen kan det vara något att titta närmare på. Givetvis tar det mer bandbredd att använda sig av SRTP så det är något man skall ta med i planeringen innan man inför det för hela företaget.

Det går även att använda sig av en VPN tunnel eller liknande för att ta sig genom internet till servern där växeln är placerad. Även detta kostar mer bandbredd och kräver att det finns en server på andra sidan av tunneln.