Posts Tagged ‘kostnad’

Dags att byta växel? Här är vad du behöver tänka på.

25 maj, 2010

Det finns många olika orsaker till att man byter telefonväxel. Man eftersöker nya funktioner, vill skära kostnader, företaget har helt enkelt vuxit ur den gamla växeln, man vill ha integreringsmöjligheter med andra system eller så är man inte helt nöjd med nuvarande leverantör av växellösning. Att ha en framtidssäker växel då oron över vad Telia skall hitta på med ISDN kan också vara en orsak. Oavsett vilken eller vilka orsakerna till bytet är, så är det viktigt att man har en del saker i åtanke innan man tecknar nya avtal.

  • Börja med att göra en specifikation över vilka funktioner ni ej kan vara utan. Exempel på detta kan vara: Skall kunna koppla samtal via mobiltelefonen, skall kunna se om medarbetare är upptagna i samtal, skall kunna höra hur länge en kund väntat i telefonkön osv. Ju mer detaljerad lista ni gör, desto lättare kommer ni få när valet väl skall ske.
  • Ta in offerter från minst tre olika leverantörer för att jämföra med. Försök även att träffa leverantörerna för att bilda en uppfattning om bolaget.
  • Operatörsoberoende? Leverantörer som erbjuder operatörsoberoende tjänster behövs kontrolleras noga. Det får inte vara en ren vidarekoppling från växeln till mobiltelefionen för då får du som kund stå för den trafiken. Enligt IP-Telefonibolaget skall det vara en klient till till mobiltelefonen och samtalen skall gå över 3G nätet. Då får man ut maximalt utav en operatörsoberoende tjänst. Mobiltelefonen blir en registrerad enhet i växeln.
  • Titta efter dolda kostnader! Prisbilden varierar riktigt mycket hos olika leverantörer. En del leverantörer tar en hög startavgift och sedan en månatlig kostnad. Andra leverantörer väljer att hålla startkostnaden minimal eller ingen och sedan en lite högre månatlig kostnad. På en tre års period brukar den kostnaden jämna ut sig. Vad ni ska titta efter är kostnader som support avgift, vad ingår där? Hur ser eventuella konsultationskostnader ut? De dolda kostnaderna har en tendens att sticka iväg och därmed göra dig som kund riktigt besviken på din investering.
  • Kostnaderna för mobiltelefonerna är ett intressant kapitel. Det finns ett otal abonnemang hos operatörerna, så om det var trassligt tidigare blir det inte lättare nu. Vad man generellt kan säga är att en säljare tycker att det är lättast att sälja på fria samtalsminuter, fria sms och fri 3G surf till alla anställda. Detta brukar landa runt 4-600 kr / månad per mobilabonnemang beroende på operatör. Det är smidigt för alla men väldigt dyrt för dig som kund. Försök att få säljarna räkna ut en mer anpassad modell för dig och ditt företag. Det är lite mer jobb men i slutändan kommer du att tjäna på det.
  • Skynda långsamt! Det är väldigt lätt att köpa en ny växel, få den levererad med oräkneliga funktioner direkt. Nytt gränssnitt för receptionisterna, Call Center personalen och samtidigt integration med CRM-systemet, Outlook och webbläsaren. En sådan installation är dömd att misslyckas. Det kommer vara månader där de anställda upplever förvirring, frustration, desorientering och kommer säga ”det gamla systemet var bättre” samt ”varför bytte vi system” osv.

    Gör installationen i flera steg. I den mån det går börja med att ställa ut bordstelefoner till alla användare. Då får de tid att bekanta sig med den nya telefonen. Var noga med att informera om hur man hanterar samtal med den nya telefonen. Låt användarna använda den nya telefonen innan bytet, så går processen smidigare. Receptionister och Call Center personal skall gå kurser i hur man hanterar den nya applikationen. Det skall även gå att sätta upp nummer för testning, så att alla har möjlighet att bekanta sig med den nya växeln innan man går i produktion.

    Integrationer med diverse system är något som skall komma så sent som möjligt i växelbytet. All ordinär telefoni måste fungera först och eventuella applikationer för personal skall vara på plats. Gör man det i den ordningen kommer personalen se integrationen med CRM-systemet som en bonus med nya systemet och kommer ha förståelse vid eventuella problem.

  • Bordstelefon eller telefon i datorn? Att köra med en ”softphone” i datorn är smidigt, billigt och ibland ett elände. Fördelarna är kostnaden, lätt att installera via exempelvis Active Directory och du hanterar samtalen enkelt via datorn. Nackdelarna är ganska tunga dessvärre. Startar du om din dator fungerar inte telefonen, har du problem med din dator så kommer förmodligen din telefon också strula. Görs uppdateringar på klient plattformen måste man noga kontrollera att telefonin kommer fungera efter uppdateringen. Det går inte att separera telefontrafiken med datatrafiken.

    Med en bordstelefon behöver man inte oroa sig för nackdelarna som en ”softphone” har. Där emot kanske man vill separera telefontrafiken och datatrafiken. Då behövs det extra nätverksuttag i väggen (LAN). Är det en lokal där det ej finns tillräckligt med nätverksuttag i väggen kan detta bli ett problem.

    Jag rekommenderar att man tittar på båda lösningarna för att se vilket som passar bäst. Själv förespråkar jag en bordstelefon trots att det är år 2010. Kostnadsmässigt blir det lite dyrare med en bordstelefon men skillnaden är inte speciellt stor eftersom det måste köpas headset till ”softphone” användarna.

  • Bandbredden. Tänk på att med ip-telefoni kommer internetförbindelsen till kontoret att belastas när växeln tas i drift. Detta måste man noga räkna på innan driftstart så att det finns kapacitet i internetförbindelsen. Be säljaren ta fram en uträkning på hur mycket bandbredd som kommer användas för din lösning.
  • Testa systemet utförligt innan ni skriver på en beställning. Var noga med hur kommunikationen med leverantören går till. Ha alltid frågor per e-post om några dispyter kommer upp i framtiden. Var noga med att leverantören skickar mötesprotokoll på alla möten.
  • Var noga med säkerheten. Låt aldrig användarna ha samma lösenord och se till att längden på lösenorden är minst 8 tecken. Se även till att man inte kan ringa betalnummer i Sverige eller samtal utomlands om så inte är nödvändigt.

Det är en hel del saker att tänka på, men är du medveten om dessa punkter innan du går in i en förhandling kommer slutresultatet att bli bättre.

Annonser