Våga lita på din ip-telefoni!

Tack vare Telia eller tidigare Televerket har vi i Sverige vant oss vid att den fasta telefonin är som en välgjord Schweizisk rova som bara går och går. Detta har gjort att vi tar telefonin för givet samtidigt som vi ställer höga förväntningar och krav på oss leverantörer av ip-telefoni.

När jag är ute för att träffa nya kunder så säger alla att telefonin är något som absolut måste fungera hela tiden. Stabilitet är prioritet ett, sedan kommer alla häftiga funktioner. Att samtal bryts eller att ljudet är dåligt är inget som kunder går med på att ha när det gäller fast telefoni. Möjligt att kunderna har lite mer överseende när det kommer till mobiltelefoni, men toleransnivån är även där mycket låg.

Hur gör du som blivande kund för att ta reda på så mycket som möjligt om din blivande leverantör av ip-telefoni? Det första du bör göra är att ta referenser, det spelar ingen roll om du är ett litet bolag på 2-3 anställda så är telefonin lika viktig för dig som för ett större företag. Be alltid om referenser och kontrollera åtminstone med två så du får en bild av leverantören.

Be att få testa lösningen innan du går live. De flesta leverantörerna kan idag erbjuda att sätta upp den nya lösningen parallellt med den befintliga. Vid inkommande samtal kopplas dessa vidare till från den gamla telefonen till den nya via ett temporärt nummer hos den nya leverantören. Vid utgående samtal används den nya telefonen som skall visa det befintliga numret som den gamla telefonen hade. Du som kund provar det nya systemet parallellt som du har det gamla kvar. Skulle det vara så att något inte fungerar bryter du vidarekopplingen från din gamla telefon till den nya och du använder det gamla systemet igen tills problemet är åtgärdat. Används denna metod vid leverans kommer bytet mer naturligt och användarna på företag får en mjuk övergång.

Jag har pratat med företag som efter installation av ny telefonväxel har samtalen till företaget minskat. Detta är en mardröm för leverantören och som hos kund skapar oron och att tilliten för systemet försvinner.

Vidare är det viktigt att det är mer än driftsäkerheten som skall vara på topp. Du som företagare vill absolut inte att ditt konto skall bli kapat så att någon utomstående använder dina anknytningar och ringer betalsamtal m.m. Läs mer om det här.

Känner du inte tillit för din nuvarande lösning så byt den! Desto längre du sitter kvar i den lösningen desto mer potentiella affärer riskerar du att missa och de befintliga kunderna riskerar att tappa förtroende för ditt företag.

Letar du receptionist system för mindre företag? iSymphony kan vara lösningen för dig.

Det finns receptionist system olika prisklasser. Dagens inlägg skall handla om receptionist och call center system för de mindre företagen. Vi lämnar alltså lite större lösningar som Visionutveckling åt sidan för den här gången. Vi kommer återkomma med en genomgång av Visionsutvecklings produkter längre fram.

Vi har fått förfrågan från våra kunder på ett lättarbetat system för receptionister och som inte kostar en hel förmögenhet. Vi tittade på ett par lösningar men vi fann att iSymphony har de funktioner en receptionist behöver och i princip alla funktioner ett call center behöver.

iSymphony ansluts till din Asterisk växel och plockar åt sig information om anknytningarnas status, om någon användare lagt en notis om exempelvis möte och vilka agenter som är in loggade i diverse köer. Utöver detta har receptionisten eller användaren möjligheten att hantera konferenssamtal genom att sparka ut icke välkomna besökare eller sätta mute på störiga element i konferensen. Det går även att plocka enskilda samtal om det är många på kö och för ett call center finns det möjlighet till medlyssning.

Jag trodde först att visual voicemail var ett onödigt påfund men efter att ha testat det lite närmare finner jag det riktigt smidigt. Det är väldigt mycket lättare att hantera sina röstmeddelande genom att jobba med mus och tangentbord än att klicka via en telefon.

iSymphony är otroligt enkelt att jobba med, för att hantera samtal klickar receptionisten på befintligt samtal och drar det till rätt person. Receptionisten kan även själv välja vad denne vill se av iSymphony genom att enkelt flytta, ändra storlek på fönster osv.

Ett enklare hänvisningssystem finns även inbyggt där man själv kan schema lägga möten och andra aktiviteter. Enligt leverantören skall det komma en koppling till Microsoft Outlook i framtiden. Skulle det behövas chattas på företaget finns det en integration med Jabber , det är dock inget som jag provat på då jag ej har ett sådant konto.

Använder ditt företag sig av FreePBX finns det integrationsmöjligheter till dessa två plattformarna. Dessvärre kan jag ej uttala mig om hur det fungerar då jag ej kört FreePBX.

Ska det klagas på något är det att den inte finns på Svenska ännu utan det blir att lära sig de engelska fraserna. Sedan måste man för hand mata in användarna från telefonväxeln. I dagsläget finns det inget sätt att migrera eller synka användarna från Asterisk. Sedan skulle man även vilja ha en starkare statistikhantering än den befintliga.

Slutligen kan jag absolut rekomendera iSymphony till mindre företag som vill ha ett bra och stabilt receptionist system. Visst det finns inte alla funktioner som man önskar sig och stöd för svenska, men för ett par tusenlappar är iSymphony väl värt sina pengar. Skulle du råka på patrull är supporten mycket behjälplig och snabb på att svara.

Sitter du på en Asterisk baserad växel idag och vill prova iSymphony eller om du är nyfiken i allmänhet på iSymphony, är du välkommen att kontakta oss på IP-Telefonibolaget per e-post: helpdesk@ip-telefonibolaget.se eller telefon 08-50 25 15 26.

Gratis webbkonferens eller utbildningssystem via webben? BigBlueButton är lösningen!

I somras fick vi en förfrågan på en lösning där målet var att hålla veckomöten på webben och samtidigt kunna vara med via telefon. Det skulle också kunna gå att hålla både internutbildningar men även utbildningar för kund via samma plattform.

Lösningen blev open source plattformen BigBlueButton. Med BigBlueButton har du möjligheten att köra ordinära telefonkonferenser men videokonferenser via webben. En moderatorn för konferensen har möjligheten att visa antingen sin dator eller en presentation gjord i Word, Excel eller Power point.

BigBlueButton i grundutförande.

Besökare som ansluter sig till webben kan ställa frågor via en chat eller via telefonkonferensen.

 

Varje vecka hålls det både internmöte, utbildning för kund och någon gång i månaden internutbildning.

BigBlueButton är helt gratis så har ditt företag behovet av webbkonferens är detta en jättebra lösning. Skulle du mot förmodan inte ha tid eller möjlighet att göra en installation och konfiguration av BigBlueButton är givetvis vi på IP-Telefonibolaget AB dig behjälplig. Det samma gäller om du skulle behöva ansluta din BigBlueButton till telefonnätet.

Kontakta oss på helpdesk@ip-telefonibolaget.se alternativt 08-50 25 15 26 för frågor.

4G och IP-Telefoni? Något för företaget?

4G och IP-Telefoni?

Jodå de gifter sig alldeles utmärkt… i teorin. I verkligheten blir det nog inte lika roligt, men vi skall bena ut tankegångarna och givetvis börja från början.

Idag har Sverige 3G över nästan hela landet, om man får tro operatörerna. I realiteten är det inte lika muntert. Åker man ett par mil utanför de större städerna i Sverige blir täckningen all annan än stabil. Det finns till och med en hel del platser i de större städerna där täckningen definitivt är otillräcklig. Detta medför stora begränsningar inom användningsområdet.

Det finns en uppsjö med applikationer till iPhone och Androidtelefoner (se tidigare inlägg angående detta) som gör att din mobiltelefon registreras som en enhet i växeln. Då kan använda 3G nätet för att skicka voip trafik, inte bara data. Din telefon blir en enhet i växlen och du får en lösning där operatörerna inte spelar en avgörande roll. Detta fungerar alldeles utmärkt på de ställen där du har bra 3G täckning. Kör du bil eller har kontoret i ett område där täckningen inte är den bästa går det inte använda den funktionen eftersom överföringshastigheten blir så låg att det inte går att hålla ett normalt samtal.

Som sedan Jezper Söderlund säger i podcasten slashat.se ”Telia borde satsa på att täcka in 3G i Sverige istället för Mount Everest” och jag kan inte annat än hålla med. Jag förstår att det inte är prioriterat att täcka in ett hus som ligger djupt inne i skogen, men det borde vara prioritet att täcka in samhällen över 1000 hushåll och de större vägarna. Det känns även som om 3 har slutat att bygga ut sitt nät och istället nu försöker binda upp så mycket kunder som möjligt till sitt 3G nät.

Missförstå inte nu, jag är absolut för 3G nätet och jag ser alla fördelar med det. Det är ett superb komplement till de som inte vill ha internet via ADSL i hemmet. Det är även ett verktyg för alla som är på resande fot i jobbet.

Där står vi idag med 3G nätet.

 

Varför 4G?

Med de teoretiska hastigheterna vi pratar om i 4G är det inte längre ett komplement till befintliga nät utan ett helt nytt nät. Mindre företag kan då köpa ett 4G modem och använda det för att surfa, jobba i ”molnet” och prata ip-telefoni genom. Det skulle även med lätthet att gå köra video konferens på samma 4G. Detta skulle innebära stora besparingar för det mindre företaget då de endast behöver betala ett par hundralappar i månaden för 40-60 mbit.

Att bygga ihop 2G, 3G och 4G nätet verkar riktigt intressant och jag hoppas att den generella täckning över lag blir mycket bättre. Skulle täckningen bli så pass bra att större delen av Sverige får 4G går det även att alltid prata i telefon över 4G nätet. Då kommer företag skära ordentligt i sina kostnader för mobiltelefoni. I praktiken skulle man aldrig ringa direkt från sin mobiltelefon utan istället ringa via sitt företags telefonväxel. Dvs du som företagare behöver aldrig teckna något flatrate abonnemang för mobiltelefoner, utan endast datatrafik och SMS om sådant önskas. Företaget sparar minst 2-300 kr / månad per mobiltelefon.

Det pratas även om ”smarta” modem som även skall integrera WiFi i det hela. Jag hoppas att detta fungerar smidigt och smärtfritt i realiteten.

 

Verkligheten?

Min gissning är att 4G kommer bli som 3G, dvs bara utbyggt i de större städerna och sedan lägger inte operatörerna några direkt pengar på de mindre städerna. Då blir 4G ett komplement till befintliga nät i marken och då ser jag ingen större nytta med 4G. Jag hoppas att jag har fel för 4G har potentialen att bli ett nät som kan komma att ersätta befintliga kopparnät för ADSL. Det är sagt att 4G enbart skall hantera datatrafik och ingen taltrafik. Talet skall gå över 2G nätet framöver. Jag hoppas nu verkligen att operatörerna inte spärrar möjligheten att använda Voip via 4G nätet.

Har ni gott om tid och pengar så prova gärna 4G. Annars rekommenderar jag att vänta tills systemet varit på plats något år och det kommit ut två generationer av mobiltelefoner. Då har en hel del av problemen blivit åtgärdade.

Framtiden ser snabb och mobil ut, det gillar vi!

Hur fungerar ditt företags telefonväxel i oväder?

Vad händer ditt företag om det blir strömavbrott? Med största sannolikhet kommer telefonväxlen att bli utan ström. Jag betvivlar starkt att de flesta företag har diesel aggregat för att driva telefonväxel och ISDN-anslutningar. Skulle du ha en sådan lösning är förmodligen telestationen längre ner på gatan också utan ström. När du nu står där utan ström och blivande och befintliga kunder vill kontakta ditt företag kommer de i bästa fall mötas av en treklang och i värsta fall säger en röst från operatören ”Det nummer du försöker nå har ingen abonnent”.

Hur försäkrar du dig att så många samtal som möjligt når ditt företag även om kontoret drabbats av strömavbrott? Det första du bör göra är att se över telefonsystemet för att hitta svaga punkter. Du bör även göra en analys över hur beroende ditt företag är av telefonin fungerar. Ta gärna kontakt med din leverantör för att göra en ordentlig genomgång av ditt system och vad de har för förbättringar att erbjuda.

 

Förslag till lösningar:

* Ett IP-Centrex baserat telefonsystem slussar alla samtal via en central punkt som inte har samma geografiska placering som kontoret. Samtidigt är telefonsystemet placerat i en server hall med både kyla, reserv el och multipla internet-anslutning. Genom att samtalen slussas via detta system går det att kontrollera problem vid strömavbrott och problem med telefon-anslutningen. Får inte telefonsystemet kontakt med enheter på kontoret slussas exempelvis telefonsamtalen till en eller flera mobiltelefoner. Det går även att slussa samtalen vidare till en extern svarstjänst.

* En ren mobilväxel är också en lösning som bör beaktas. Denna gång är det operatören som skickar samtal direkt till en eller flera mobiltelefoner. Här kan operatören eventuellt begränsa möjligheter att skicka samtalen dit man själv önskar.

* Ett tredje förslag till lösning är att man alltid skickar samtalen till en extern svarstjänst. På så sätt kan man snabbt informera svarstjänsten om att det är problem på kontoret och då kan svarstjänsten hantera problemet tillfälligt.

Har du en stationär växel idag och inte har planer på att göra nya investeringar i din telefonilösning går det med en del operatörer att skicka trafiken till ett annat temporärt nummer. Antingen väljer ni då en svarstjänst eller en backuplösning hos en IP-Centrex leverantör.

 

Det kan vara mysigt att sitta hemma några timmar en kväll med värmeljus, men för företag kan det innebära problem genom uteblivna intäkter, missnöjda kunder och problem att nå kunder. Dessa problem riskerar du som företagare att få om du har en växel placerad på kontoret. Dock kan du slippa en hel del om du väljer en IP-Centrex lösning.

Behov av en modern och flexibel faxtjänst?

Har ditt företag kontor på många orter i Sverige och jobbar enbart med mobiler? Har ditt företag bestämt sig för att göra ett ytterligare försök att lämna det papperslösa kontoret? Eller vill du och ditt företag förenkla hanteringen av faxmeddelande och ha alla faxmeddelande på ett och samma ställe?

IP-Telefonibolaget erbjuder en flexibel och mångsidig faxlösning som är väldigt enkel och användarvänlig. Tjänsten är uppdelad på två, först har vi fax till e-post. Det du som företagare behöver göra är att sätta upp en e-postgrupp i din e-postserver och där efter lägga till de e-postadresser som skall få ta emot faxet. Sedan vidarefodrar vi på IP-Telefonibolaget de önskade faxnummer till den e-postgruppen. Det går givetvis att ha flera faxnummer kopplade till en och samma e-postgrupp.

För att skicka fax loggar du och de anställda in på en webbportal och där ifrån skickar dina fax. Det vill säga du kan skicka fax från företaget vart som helst ifrån i världen så länge du har en internetanslutning.

Med denna tjänst behöver du ej ha någon faxmaskin ståendes på kontoret och du behöver inte heller hålla på och trassla med diverse analoga anslutningar för att få faxen att fungera. Allting görs via ip-telefoni och webben.

Är du intresserad av en demonstration eller vill du veta mer är du välkommen att kontakta oss på IP-Telefonibolaget per e-post: helpdesk@ip-telefonibolaget.se alternativt ringa 08-50 25 15 25.

Är telefonväxel i mobilen rätta lösningen?

Jag läste den här artikeln på idg.se och har i ett par veckor funderat på vad jag verkligen tycker om MEX-telefonväxlar (Mobile Extension) där du som företagare enbart använder din mobiltelefon.

Först vill jag säga att jag gillar hela konceptet med MEX. Du har alltid kontoret med dig, du ringer ut och visar ditt anknytningsnummer i växeln, du ringer kortnummer till dina kollegor och du har möjlighet att använda växelns funktioner genom att trycka diverse *# kombinationer. Jag tror på en sådan lösning för små företag där man bara har konsulter, hantverkare eller annan personal som alltid är ute på fältet och jobbar.

För företag där man har blandat med kontorister och personal på fältet faller konceptet lite i och med att du blir helt låst till din mobil. Du kan exempelvis inte ha fasta telefoner till din personal som alltid är på sin kontorsplats och det går inte att använda sig av ett ”UFO” för telefonkonferens i konferensrummet. Integrationen med CRM, Call Center system, receptionist system och övriga system blir en svår eller för att inte säga omöjlig historia. Har du även personal som reser mycket utomlands finns det ingen möjlighet till telefonapplikationer i datorn.

Jag tror att man skall se MEX som ett komplement till befintliga telefonsystem genom att byta ut DECT system till MEX mobiler, men även till anställda som jobbar mycket på fältet. Du kan välja fritt mellan fasta bordstelefoner, telefonapplikationer till datorn, konferenstelefoner och eventuellt ATA-box om så önskas. Du får full flexibilitet och en växel som är skräddarsydd för dig och ditt företags krav och kan även dra nytta utav MEX alla fördelar.

Jag råder dig till att kontakta din leverantör av telefonväxel för att se vad de har att erbjuda som komplement till din växel.

Recention av Bria till iPhone

Efter att ha testat Bria iPhone edition nu i snart två månader både på WiFi nätverk och via 3G, är Bria iPhone edition en relativt trevlig applikation som har potential men det behövs en uppdatering för att jag skall vara 100% nöjd. De tester som vi gjort är mot vår egna telefonväxel som är en Asterisk baserad telefonväxel vid namn Thirdlane.

Konfiguration av Bria iPhone edition mot Thirdlane går som på räls. Det första du möts av när du installerat applikationen är sidan där du skall fylla i uppgifterna för att ansluta Bria iPhone edition mot din telefonväxeln. Har du inte dessa uppgifter till hands är det förmodligen bara och kontakta din växelleverantör för att få uppgifterna. Det bör med största sannolikhet vara en ip-baserad telefonväxel. Efter att användaruppgifterna fyllts i trycker du på ”Register”, har du anslutning till internet skall din Bria iPhone edition registrera sig i din telefonväxel och du är redo att ta emot och ringa växelsamtal från din mobiltelefon via WiFi eller 3G nätet.

Bria iPhone edition bjuder på en mängd små finesser så som inställning av ringsignal, vibration vid inkommande samtal osv. Dessvärre kan man bara använda sig av de ringsignaler som finns med i applikationen. Det går ej att välja en helt egen ringsignal i dagsläget. Ett par relativt viktiga funktioner är ”replace + with:” dvs har du en växel som inte klarar av att hantera utgående nummer som börjar med +46 gör Bria om det till 0046 istället. Det går även att sätta in prefix framför utgående nummer, vilket kan vara bra då många företag måste slå 0 för att komma ut på det analoga telenätet.

Det går även att göra diverse inställningar över vilken codec man önskar använda, quality of service och en mängd inställningar för hur trafiken skall gå över det nätverk man befinner sig på.

Att ringa samtal från applikationen är väldigt smidigt, antingen slår man ett kortnummer till en kollega eller så slår man hela numret till någon kund. Givetvis går det att använda sig av telefonens adressbok vilket riktigt trevligt. Vad jag saknar är en knapp som gör att jag kan använda mig av GSM nätet om jag inte skulle ha någon WiFi anslutning eller bra 3G täckning. Jag saknar också att det inte går att ansluta applikationen mot telefonväxeln och göra en adressbok med kollegerna på företaget.

Samtalskvaliteten över WiFi är riktigt bra om du innehar ett bra trådlöst nätverk. På kontoret är ljudet riktigt bra men kommer man ut till kund eller lånar en kompis nätverk finns det risk för ”metalliskt” ljud ibland. Ringer man över 3G varierar kvaliteten oerhört mycket beroende på täckningen. Du bör skaffa det snabbaste 3G abonnemanget din operatör kan erbjuda, eftersom det är realtidstrafik som skickas och det blir riktigt dålig kvalitet om anslutningen inte orkar med. Det går även att köpa till codec G729 som är en mer komprimerad codec gjord för anslutningar med lägre bandbredd. Vi har märkt att det går lite bättre att köra samtal över 3G nätet med G729, dock måste telefonväxeln vara anpassad för detta.

Att koppla samtal, sätta samtal på vent, ringa upp ytterligare samtal under pågående samtal är inga som helst problem. Du har även möjligheten eller göra alla andra funktioner du gör i en telefonväxel.

Nackdelen med Bria iPhone edition är att den inte körs i bakgrunden på din iPhone. Detta gör att så fort du stänger av applikationen för att exempelvis vittja din mailkorg på din iPhone, loggas användaren ur växeln. Detta är ett jättestort problem som Counterpath måste fixa innan det går att använda applikationen för den breda massan. Jag hoppas och tror att det kommer släppas en uppdatering av applikationen inom de närmsta veckorna som åtgärdar detta.

Sammanfattningsvis är Bria iPhone edition en bra applikation som gör att ditt företag kan ha vilken operatör som helst på mobilsidan och ändå låta alla anställda vara delaktiga i växeln, detta utan att kostnaden drar iväg. Har företaget många säljare som reser mycket både i Sverige eller utomlands är applikationen perfekt att ringa till Sverige från exempelvis hotellrum, kontoret eller andra WiFi ställen. 3G utomlands är inte att rekommendera om du ej har ett anpassat abonnemang.

Framtiden ser ljus ut om uppdateringen kommer som gör att applikationen körs på riktigt i bakgrunden. Tills dess, vänta med fullskalig installation på företaget.

Bria iPhone edition kostar 55 kr på appstore.

Bra läge för mobila anslutningar till din växel

Nu börjar det lossna på riktigt för mobil voip. Telekomidag skriver att analysfirman Juniper Research spår över 100 miljoner användare av mobila voiptjänster redan 2012. Juniper Research säger att det både kommer vara via 3G och wifi. Jag hoppas att vårt nya 4G är riktigt utbyggt 2012 så de flesta stora städer har full i prinicp täckningsgrad, samt att det är täckning på motorvägarna i Sverige. Då kommer vi i Sverige vara långt framme med mobila voiptjänster och olika operatörsoberoende tjänster till våra telefonsystem.

Apple kommer med största sannolikhet att släppa sin nya modell av iPhone måndagen den 7e juni. Det är utlovat en hel del nya voiptjänster och stöd för bakgrundstjänster. Detta bäddar för att iPhone och Andorid telefoner kommer att få ett stort övertag direkt på den mobila voip marknaden.

Vi på IP-Telefonibolaget utvärderar idag iSip och Acrobits Softphone till iPhone via Tele2s mobilnät. En kort lägesrapport är att det fungerar förvånansvärt bra men nackdelen är att 3G täckningen måste vara riktigt bra för att det skall vara något att satsa på. Vi skall prova applikationerna via Tre och Telias snabbare 3G anslutning. Återkommer med information om hur de testerna går.

Dags att byta växel? Här är vad du behöver tänka på.

Det finns många olika orsaker till att man byter telefonväxel. Man eftersöker nya funktioner, vill skära kostnader, företaget har helt enkelt vuxit ur den gamla växeln, man vill ha integreringsmöjligheter med andra system eller så är man inte helt nöjd med nuvarande leverantör av växellösning. Att ha en framtidssäker växel då oron över vad Telia skall hitta på med ISDN kan också vara en orsak. Oavsett vilken eller vilka orsakerna till bytet är, så är det viktigt att man har en del saker i åtanke innan man tecknar nya avtal.

• Börja med att göra en specifikation över vilka funktioner ni ej kan vara utan. Exempel på detta kan vara: Skall kunna koppla samtal via mobiltelefonen, skall kunna se om medarbetare är upptagna i samtal, skall kunna höra hur länge en kund väntat i telefonkön osv. Ju mer detaljerad lista ni gör, desto lättare kommer ni få när valet väl skall ske.

• Ta in offerter från minst tre olika leverantörer för att jämföra med. Försök även att träffa leverantörerna för att bilda en uppfattning om bolaget.
• Operatörsoberoende? Leverantörer som erbjuder operatörsoberoende tjänster behövs kontrolleras noga. Det får inte vara en ren vidarekoppling från växeln till mobiltelefionen för då får du som kund stå för den trafiken. Enligt IP-Telefonibolaget skall det vara en klient till till mobiltelefonen och samtalen skall gå över 3G nätet. Då får man ut maximalt utav en operatörsoberoende tjänst. Mobiltelefonen blir en registrerad enhet i växeln.

• Titta efter dolda kostnader! Prisbilden varierar riktigt mycket hos olika leverantörer. En del leverantörer tar en hög startavgift och sedan en månatlig kostnad. Andra leverantörer väljer att hålla startkostnaden minimal eller ingen och sedan en lite högre månatlig kostnad. På en tre års period brukar den kostnaden jämna ut sig. Vad ni ska titta efter är kostnader som support avgift, vad ingår där? Hur ser eventuella konsultationskostnader ut? De dolda kostnaderna har en tendens att sticka iväg och därmed göra dig som kund riktigt besviken på din investering.
• Kostnaderna för mobiltelefonerna är ett intressant kapitel. Det finns ett otal abonnemang hos operatörerna, så om det var trassligt tidigare blir det inte lättare nu. Vad man generellt kan säga är att en säljare tycker att det är lättast att sälja på fria samtalsminuter, fria sms och fri 3G surf till alla anställda. Detta brukar landa runt 4-600 kr / månad per mobilabonnemang beroende på operatör. Det är smidigt för alla men väldigt dyrt för dig som kund. Försök att få säljarna räkna ut en mer anpassad modell för dig och ditt företag. Det är lite mer jobb men i slutändan kommer du att tjäna på det.
• Skynda långsamt! Det är väldigt lätt att köpa en ny växel, få den levererad med oräkneliga funktioner direkt. Nytt gränssnitt för receptionisterna, Call Center personalen och samtidigt integration med CRM-systemet, Outlook och webbläsaren. En sådan installation är dömd att misslyckas. Det kommer vara månader där de anställda upplever förvirring, frustration, desorientering och kommer säga ”det gamla systemet var bättre” samt ”varför bytte vi system” osv.

  Gör installationen i flera steg. I den mån det går börja med att ställa ut bordstelefoner till alla användare. Då får de tid att bekanta sig med den nya telefonen. Var noga med att informera om hur man hanterar samtal med den nya telefonen. Låt användarna använda den nya telefonen innan bytet, så går processen smidigare. Receptionister och Call Center personal skall gå kurser i hur man hanterar den nya applikationen. Det skall även gå att sätta upp nummer för testning, så att alla har möjlighet att bekanta sig med den nya växeln innan man går i produktion.

  Integrationer med diverse system är något som skall komma så sent som möjligt i växelbytet. All ordinär telefoni måste fungera först och eventuella applikationer för personal skall vara på plats. Gör man det i den ordningen kommer personalen se integrationen med CRM-systemet som en bonus med nya systemet och kommer ha förståelse vid eventuella problem.

• Bordstelefon eller telefon i datorn? Att köra med en ”softphone” i datorn är smidigt, billigt och ibland ett elände. Fördelarna är kostnaden, lätt att installera via exempelvis Active Directory och du hanterar samtalen enkelt via datorn. Nackdelarna är ganska tunga dessvärre. Startar du om din dator fungerar inte telefonen, har du problem med din dator så kommer förmodligen din telefon också strula. Görs uppdateringar på klient plattformen måste man noga kontrollera att telefonin kommer fungera efter uppdateringen. Det går inte att separera telefontrafiken med datatrafiken.

  Med en bordstelefon behöver man inte oroa sig för nackdelarna som en ”softphone” har. Där emot kanske man vill separera telefontrafiken och datatrafiken. Då behövs det extra nätverksuttag i väggen (LAN). Är det en lokal där det ej finns tillräckligt med nätverksuttag i väggen kan detta bli ett problem.

  Jag rekommenderar att man tittar på båda lösningarna för att se vilket som passar bäst. Själv förespråkar jag en bordstelefon trots att det är år 2010. Kostnadsmässigt blir det lite dyrare med en bordstelefon men skillnaden är inte speciellt stor eftersom det måste köpas headset till ”softphone” användarna.

• Bandbredden. Tänk på att med ip-telefoni kommer internetförbindelsen till kontoret att belastas när växeln tas i drift. Detta måste man noga räkna på innan driftstart så att det finns kapacitet i internetförbindelsen. Be säljaren ta fram en uträkning på hur mycket bandbredd som kommer användas för din lösning.
• Testa systemet utförligt innan ni skriver på en beställning. Var noga med hur kommunikationen med leverantören går till. Ha alltid frågor per e-post om några dispyter kommer upp i framtiden. Var noga med att leverantören skickar mötesprotokoll på alla möten.
• Var noga med säkerheten. Låt aldrig användarna ha samma lösenord och se till att längden på lösenorden är minst 8 tecken. Se även till att man inte kan ringa betalnummer i Sverige eller samtal utomlands om så inte är nödvändigt.

Det är en hel del saker att tänka på, men är du medveten om dessa punkter innan du går in i en förhandling kommer slutresultatet att bli bättre.